Organizzare eventi non è semplice e la cosa si fa ancora più complessa quando si tratta di organizzare un evento aziendale.

Non basta essere creativi, avere fantasia e saper coordinare più soggetti. In questo caso si ha a che fare con un’azienda che di solito ha esigenze, e soprattutto budget, diversi rispetto a quelle di un privato. Tutto deve funzionare alla perfezione, ne va della nostra credibilità.

Non basta la creatività per organizzare eventi

Il successo di un evento aziendale dipende però soprattutto dal modo in cui viene organizzato. È importante quindi che tutto venga pianificato nei minimi dettagli, prendendo in considerazione anche eventuali imprevisti.

Vediamo allora quali sono i passi per organizzare un evento aziendale di successo.

1. Definire gli obiettivi

La prima domanda che dobbiamo porci è: “Che cosa vogliamo ottenere?”

Dobbiamo quindi avere ben chiaro qual è il nostro obiettivo. Vogliamo dare visibilità a un marchio? Vogliamo promuovere un nuovo servizio? Oppure cambiare la percezione del brand?

La lista potrebbe continuare per molte pagine. È importante quindi stilare un elenco e delineare in modo sempre più dettagliato il nostro scopo.

Solo dopo aver fatto tutto questo possiamo procedere con l’identificazione dei punti successivi.

2. Target

Per programmare al meglio il nostro evento dobbiamo anche sapere a chi ci rivolgiamo.

Una delle cose più importanti per l’organizzazione eventi? Il TARGET

Qual è il nostro target? Dobbiamo definire l’identikit del destinatario.

Quando si tratta di organizzare eventi aziendali, il dato più importante è sapere quale attività svolge il nostro target. Ci servirà per capire quali sono i suoi interessi, quale stile adottare, quali attività proporre ecc…

3. Budget

Nota dolente ma indispensabile per essere realisti e fare un progetto coerente con quelle che sono le risorse disponibili.

Bisogna capire qual è l’investimento, se è possibile contare su eventuali finanziamenti e se ci sono sponsor che possono coprire parte delle spese.

Dobbiamo quindi stilare una lista delle principali note di spesa e per ognuna identificare il budget previsto.

Consiglio: mettete in previsione che potrebbero esserci imprevisti che fanno aumentare il preventivo iniziale quindi, nella suddivisione delle spese, arrotondate sempre per eccesso. Anzi, è bene  prevedere sempre un margine, che consenta di coprire eventuali extra.

4. Data dell’evento

Ora che abbiamo le informazioni principali è giunto il momento di stabilire la data e il nome del nostro evento.

La scelta della data è determinante nella definizione dell’evento.

Se si svolgerà in piena estate si potranno ad esempio prevedere attività che possono realizzarsi anche all’aperto. E, in caso di locali chiusi, bisognerà verificare che siano climatizzati. Le valutazioni cambiano completamente se invece si devono organizzare eventi aziendali in inverno o in altre stagioni.

5. Nome dell’evento

È giunto il momento di dare libero sfogo alla nostra creatività: dobbiamo scegliere il nome!

Non è solo un esercizio di fantasia. Il nome deve tenere in considerazione tutti gli elementi individuati sino adesso, in particolare il target a cui ci stiamo rivolgendo, la tipologia di evento e l’obiettivo che vogliamo raggiungere.

Lo scopo è trovare un nome accattivante e anche facile da ricordare perché, ricordiamolo, ci accompagnerà per tutte le fasi dell’evento, dall’ideazione, la promozione, l’evento stesso e al post evento.

6. Programma dell’evento

In questa fase non dobbiamo ancora delineare nei minimi dettagli orari e organizzazione logistica del tutto ma dobbiamo definire quali saranno le attività proposte.

Ci sarà una cena? Sarà a buffet o servita ai tavoli? È previsto uno spettacolo di intrattenimento? Di quale tipo? Intrattenimento musicale, cabaret, danza? E così via…

7- Location

Dove si svolgerà il nostro evento?

Sulla base delle nostre precedenti considerazioni dobbiamo individuare almeno 3 possibili location. Se l’evento prevede una cena dovremmo considerare un locale con servizio catering o ristorante. Se abbiamo programmato un’esibizione acrobatica, ci servirà uno spazio idoneo, ecc…

E poi dobbiamo anche sapere quante persone sono previste, quale distanza sono disposte a percorrere per raggiungere la location, come raggiungeranno il luogo…

Dobbiamo quindi valutare i servizi offerti dalla location come ad esempio wi-fi, sala conferenze, ampio parcheggio e molto altro.

Ora capite perché è importante avere ben chiari i punti precedenti di questo elenco?! Più dettagli abbiamo, più sarà semplice individuare la giusta location.

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8. Fornitori

Ora possiamo iniziare a contattare i vari possibili fornitori e farci fare da ognuno un preventivo.

In questa fase dobbiamo anche verificare la disponibilità delle strutture o servizi, valutare se conviene più l’acquisto o il noleggio di eventuali strumentazioni e vagliare attentamente le varie recensioni relative ai fornitori scelti. Dobbiamo essere sicuri che il loro servizio sia impeccabile.

9 -Staff

Organizzare eventi aziendali di successo significa anche avvalersi di un team di professionisti competenti.

Sulla base della tipologia di evento programmato, dobbiamo allora individuare lo staff migliore e prevedere un breve momento formativo in cui comunicare ad ognuno i propri compiti e incentivarlo a svolgerli al meglio.

10. Promozioni

Ed eccoci a un punto cruciale. Organizzare eventi aziendali di successo significa anche prevedere ogni attività di promozione.

Per aumentare il numero dei partecipanti dobbiamo rendere il nostro evento visibile.

L’unica eccezione è per gli eventi aziendali interni, rivolto cioè ai dipendenti e comunicati quindi dall’azienda stessa.

In tutti gli altri casi dobbiamo prevedere un piano di comunicazione sui social network, materiale informativo e promozionale quale flyer, locandine o pubblicità offline, azioni di web marketing come attività adwords e sponsorizzazioni e, se necessario, anche un blog dedicato o comunicati stampa mirati.

Per tutto questo possiamo anche affidarci a un’agenzia specializzata che ci aiuterà a promuovere al meglio il nostro evento.

Riassumendo, quindi, gli ingredienti per organizzare un evento aziendale di successo sono: capacità di organizzazione, abilità nella gestione degli imprevisti, creatività e tanta precisione!