Organizzare un evento inaugurale è un aspetto importante per qualsiasi attività, dalla più piccola fino a quella che può contare numeri importanti. Ma organizzare un’inaugurazione di successo è una faccenda tutt’altro che semplice, per questo abbiamo stilato questo piccolo contributo alla causa, sperando di generare interesse e rispondere ad alcune delle tante domande che ci arrivano sull’argomento.
In questo caso, vogliamo rivolgerci ad aziende e professionisti alle prese con i primi momenti di sviluppo. Non è cosa comune, in questi casi, prestare attenzione e curare struttura e dettagli per organizzare un’inaugurazione di successo. Questo succede perché non ci si sofferma troppo su caratteristiche basilari di un mezzo come l’organizzazione eventi, ci si fa prendere da tanti altri aspetti amministrativi, logistici, tecnologici, produttivi… ma a volte si fa fatica a farsi capire, ad impostare cioè una strategia comunicativa efficace.
Una di queste caratteristiche è la funzione sociale di un evento, che soprattutto nella fase iniziale di un’attività di business, è legata alla definizione del target, per questo la lista degli invitati al vostro evento ha la necessità di essere strettamente legata al bacino di utenza al quale avete intenzione di rivolgervi. Sapere chi può aver bisogno di voi non vuol certo dire averlo già convinto a rivolgervi ai vostri servizi, ma di sicuro vi permette di capire più da vicino le esigenze che avete il compito di soddisfare.
Pensate all’arpa, è uno strumento che si suona pizzicando le corde, che sono una quarantina, non ci sono sostanziali altri gesti da fare, bisogna pizzicare le corde, un gesto apparentemente semplice a livello tecnico, ma bisogna sapere esattamente quali corde pizzicare.
La funzione sociale dell’evento è riunire delle persone e condurle verso un’ armonia di fondo; chi vi cerca per una ragione verrà al vostro evento per ricevere soddisfazione della propria ragione, farlo in un ambiente circoscritto da un arco temporale, implica il dover operare delle scelte, dal tipo di attività, alle modalità di presentazione di chi siete e cosa fate. La socialità tanto importante di un evento sta nella condivisione, il livello di soddisfazione di questo bisogno, è determinato anche da quanto i partecipanti all’evento si sentano parte di qualcosa che è più della semplice somma dei valori individuali, da quanto e come possano interagire con voi e fra di loro, i vostri invitati si sentiranno soddisfatti di aver partecipato ad un’occasione di crescita ed arricchimento.
Ci sono davvero tanti aspetti che non ci dimenticheremo mai di ricordare, tempo fa, per esempio, avevamo parlato dell’importanza della location, di come e quanto, il luogo che scegliete per l’evento, definisca il vostro messaggio. Da aggiungere a questo, per quanto riguarda l’organizzazione di un evento inaugurale, possiamo dire che scegliere il primo posto, il primo luogo, è come scegliere la prima casa. Ma al posto di scegliere il parquet, ci saranno tutti problemi legati al budget disponibile, per esempio, perché è il vostro primo evento e dovrete combattere fra aspirazioni più o meno oniriche e la realtà , ci potranno essere problemi di sovrapposizione con altre prenotazioni, se per esempio sceglierete di affittare una sala congressi, un teatro o comunque uno spazio non di vostra proprietà.
Oppure potrete avere problemi per quanto riguarda la stima della capienza per accogliere i vostri ospiti e chissà quale altro problema. Conoscere in anticipo tutte le eventualità è importantissimo per organizzare un evento, ma trattandosi proprio di un’inaugurazione, non dimenticate che avrete la possibilità di costruirvi una base solidissima che vi permetterà di organizzare un secondo evento con maggiore consapevolezza.
Com’è andata l’inaugurazione di Emoe?
Ne abbiamo già parlato in questo articolo, ma vi facciamo un veloce riassunto.
Abbiamo voluto trovare un tema al quale legare l’evento ed incentivare la partecipazione: “La comunicazione giusta per la propria impresa”.
L’argomento ha suscitato un grande interesse e l’evento ha sfiorato quota 100 partecipanti. Come ciliegina sulla torta, abbiamo avuto come ospiti un’importante rappresentanza della Manital PMS Torino e della Fixi Piramis Torino, le due squadre di punta della pallacanestro torinese, che hanno sottolineato l’importanza della comunicazione anche nello sport.
Un successo insomma, che ci ha permesso di avere il pretesto di poterlo ripetere presto.
Una volta che avrete anche chiaro lo spazio fisico che farà da cornice alla vostra inaugurazione sarete sulla buona strada, ma non sarà comunque l’unica cosa alla quale pensare. Siete presi in mille cose, il vostro slancio iniziale nel mondo del business è faticoso e già non sapete come fare per ottenere un ottimo risultato occupandovi della comunicazione attraverso un evento? Oppure l’ultima organizzazione di un vostro evento non vi ha convinto e avete bisogno di un’altra sfumatura o di un colore completamente diverso?
Emoe è pronta a soddisfare anche le vostre esigenze, contattateci e vi diremo come.
