Chi organizza eventi sa molto bene che, da sempre, la location ha un ruolo fondamentale nella progettazione e gestione di un particolare evento.
La location è il punto di partenza per l’organizzazione eventi; è il luogo che deve essere in grado di ospitare l’evento e tutte le realtà coinvolte.
Ecco perché la scelta del luogo è un’azione piuttosto complessa. Deve tenere conto della tipologia di evento da organizzare, degli obiettivi che si vogliono raggiungere e dell’opportunità di sfruttare al meglio i vantaggi derivanti dalla struttura ospitante, al fine di garantire il miglior risultato in termini di costi e benefici.
E’ necessario quindi uno studio approfondito; uno studio di fattibilità tecnica.
Emoe sa quanto sia importante la scelta della giusta location per organizzare un evento di successo.
Dopo un’attenta valutazione iniziale, quando viene il momento di scegliere la location per il proprio cliente, ci si basa su quelli che sono considerati i criteri di selezione di un luogo.
Quali sono allora i criteri di valutazione per la scelta della location?
- Ampiezza, capienza e flessibilità degli spazi.
- Attrattiva della location e della destinazione.
- Accessibilità e facile raggiungibilità.
- Costo ed economicità.
- Funzionalità e tecnologia offerta dalla location.
Quali sono le principali ragioni che inducono gli organizzatori di eventi a scartare una location?
- Il costo è un indicatore fondamentale in quanto non può superare i limiti di budget del cliente.
- L’inadeguatezza degli spazi perché essi devono sempre rispondere alle esigenze del cliente, sia in termini di ampiezza e di capienza che di numero di sale.
- Le condizioni e l’immagine, ovvero come si presenta la struttura; una location mal tenuta induce a rifiutare l’offerta.
- Un elemento spesso trascurato ma molto importante è la presenza nella location di spazi flessibili per l’incontro e la socializzazione, questi facilitano l’apprendimento e la collaborazione tra i partecipanti.
E’ possibile affermare che, in seguito a delle ricerche fatte, emergono alcune differenze generazionali nei criteri di valutazione del luogo da parte degli organizzatori di eventi. Quelli più senior, per esempio, danno maggiore importanza alla distanza della location, alla sua accessibilità e facile raggiungibilità, mentre i più giovani sono molto più sensibili ai costi ed all’appeal della destinazione.
Alcune considerazioni importanti
Si può organizzare l’evento più bello dell’anno, servire il cibo più buono, ma se la location non è all’altezza della situazione, si rischia di rovinare tutto il lavoro fatto. E non si parla solo di scegliere una sala piuttosto che un’altra, si parla di come riuscire a rendere bello il luogo dell’evento, anche a priori il meno attraente.
Si comprende quindi l’importanza dei sopralluoghi nella fase progettuale, svolti da persone qualificate, in grado di studiare la location in tutti i suoi dettagli.
Il professionista è colui che, sfruttando le sue capacità professionali, cercherà, in base al tipo di evento che si deve organizzare, di rendere accattivante la location.
In assoluto una location non è quasi mai positiva o negativa in sé, ma piuttosto adatta e coerente agli obiettivi prefissati con il cliente.
Un po’ di buongusto ed alcune azioni mirate da parte di un professionista possono trasformare un ambiente non così idoneo in uno accogliente ed adeguato all’evento.
Quali sono allora le azioni necessarie?
- La scelta degli allestimenti giusti e degli arredi coordinati, il tutto in linea con il tipo di evento.
- La divisione delle varie zone; è importante che gli ospiti possano dialogare tra loro e fare networking. Bisogna quindi dividere bene la zona dedicata alla conferenza da quella dedicata al networking.
- La decorazione delle sale deve essere fatta con moderazione.
- La scelta di un catering curato; non si intende solo la qualità dei cibi e delle bevande e la varietà degli stessi, ma anche l’allestimento del tavolo del catering che deve essere molto curato ed in linea con il tipo di evento.
- L’utilizzo corretto delle luci nelle varie sale.
Queste sono solo piccole regole che potrebbero fare la differenza tra un evento e un grande evento.
Bisogna però tenere presente che la location è solo uno degli elementi fondamentali per la buona riuscita di un evento. Volete sapere quali sono gli altri? Ve lo diremo ma per ora ci fermiamo qui e vi invitiamo alla lettura dei prossimi articoli sull’organizzazione eventi, che scriveremo per voi 😉
Posted by S.G.
