Organizzare un evento business, di qualunque genere si tratti, non è da tutti e la scelta dei servizi gioca un ruolo fondamentale.
Bisogna sapere quali sono le attività indispensabili affinchè un evento riesca in modo perfetto e bisogna anche conoscere il campo d’azione.
Vedremo, quindi, quali sono le scelte più indicate e quali sono gli errori da evitare perché tutto riesca secondo quanto programmato.
La pianificazione dell’evento business
Se sarete voi gli ideatori dell’evento, dovrete circondarvi di collaboratori che possano realmente aiutarvi nell’organizzarlo e con i quali dovrete avere una buona intesa.
Se, per esempio, state organizzando un pranzo di lavoro, serviranno soprattutto coloro che si occuperanno delle faccende di contorno. Servirà anche qualcuno che sia esperto nella logistica, cioè che sappia coordinare quello che c’è da fare, calcolando, con precisione, i tempi a disposizione. Pianificare, infatti, significa avere ben chiaro quanto tempo ci vorrà per mettere in piedi l’evento e prevedere un’accoglienza degli ospiti e dei partecipanti che sia all’altezza dello stesso.
E’ chiaro che, se l’evento business riguarderà poche persone, come per esempio un meeting di lavoro presso l’ufficio di una piccola-media azienda, le cose potrebbero essere più semplici, ma non bisogna mai sottovalutare nulla.
Il calcolo del budget
Dopo aver pianificato nei particolari come dovrà svolgersi l’evento, bisognerà avere ben chiaro quale sarà la spesa da affrontare. Bisognerà considerare se introdurre una quota partecipativa all’evento, se sarà necessario avere degli sponsor e se la somma a disposizione potrà bastare per tutta l’organizzazione.
Nelle spese sono da includere il coffee break, il personale di servizio, le spese di cancelleria, i cartelloni/insegne, i bodyguard, ecc.
Stilare il programma della giornata/serata
Per qualsiasi evento business che dovrete organizzare, stilate il programma dettagliato della giornata, con tutto quello che dovrà accadere in successione.
Se si tratterà di un meeting di lavoro, una visita ufficiale, un congresso o eventi simili, sarà necessario ingaggiare delle hostess con esperienza, che siano anche esperte nell’accoglienza. La loro presenza dovrà essere fine ed elegante e dovranno conoscere le informazioni da dare in caso di domande da parte degli ospiti.
Bisognerà anche ingaggiare il personale per la sicurezza, che sarà importante per il tranquillo svolgimento dell’evento. Quest’ultimo impedirà qualsiasi tipo di disturbo nel luogo dove dovrà svolgersi l’evento.
Il catering
Questo significa che bisognerà concordare prima le quantità, l’eventuale richiesta del bis e se il pranzo/cena si svolgerà con le portate e non in piedi. Dovrete sempre chiedere di avere a disposizione una location alternativa vicina, nel caso in cui, dopo aver scelto un’ambientazione all’esterno, per esempio, cominciasse a piovere.
Sarà importante che i camerieri che prenderanno parte all’evento conoscano perfettamente il galateo e abbiano la massima cura nel presentarsi o rendersi disponibili alle richieste degli ospiti. Certi aspetti non si possono improvvisare, perché potrebbero rappresentare la nota stonata dell’evento. Dovrete scegliete solo personale qualificato e con esperienza.
La società di catering dovrà essere informata sul numero preciso di ospiti.
Dovrete quindi conoscere in anticipo quante persone parteciperanno per evitare sprechi o al contrario imbarazzanti carenze di portate.
Sarà necessario richiedere, dunque, la conferma a mezzo mail della loro presenza in anticipo.
Gli inviti all’evento business
Un evento per essere tale, dovrà essere portato a conoscenza dei partecipanti.
Dovrete, quindi, mandare con almeno 15 giorni di anticipo, il biglietto di invito o di partecipazione.
Se sarà un evento con una grossa affluenza di persone, scegliete un mezzo di comunicazione d’impatto: manifesti, annunci radiofonici, social network, ecc.
Nel caso di meeting, pranzi o cene di lavoro, il consiglio è quello di mandare l’invito almeno 2 settimane prima.
Gli inviti dovranno sempre e comunque essere sobri, indicare la data, l’ora e il luogo dell’evento, i partecipanti, un numero di telefono e una mail dove poter chiedere ulteriori informazioni e dare conferma della propria presenza.
La scelta della location
Sarà necessario che gli ospiti possano intervenire all’evento business senza avere grossi problemi nel trovare il luogo prescelto.
Se siete in un una grande città, sarà consigliabile che tutto si svolga vicino ad una stazione o all’aeroporto, per abbreviare il tragitto degli ospiti che dovranno recarsi all’evento.
Se non sarà possibile, o se non vorrete che la location sia in un centro urbano, allora dovrete pensare di noleggiare un auto o un bus, con relativo conducente, per portare tutti a destinazione.
L’animazione
Se l’evento prevedrà l’animazione, dovrete scegliete un professionista e non persone improvvisate. Questo aspetto sarà importante perché i momenti più leggeri e conviviali siano davvero interessanti.
In base all’evento dovrete anche scegliere il genere giusto, che dovrà essere consono all’atmosfera e all’obiettivo che vi siete prefissati.
Affidarsi a esperti del settore
Il fatto che organizzare un evento business, soprattutto quelli di grossa portata, sia difficile, impone e richiede l’intervento di esperti del settore.
Coordinare tutti gli aspetti può essere complicato e si potrebbero perdere di vista alcuni particolari importanti.
Se per i matrimoni c’è il wedding planner, per gli altri eventi importanti ci sono professionisti specializzati in pianificazione e organizzazione, che comunque saranno impeccabili.
In questo caso, un preventivo ed un apposito contratto da firmare, saranno necessari per sapere prima le spese da affrontare e per prevedere tutte le voci e i servizi che saranno messi a disposizione.
Se si seguiranno, con attenzione, questi consigli, il successo sarà garantito.
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