Evento aziendale: come pianificarne uno

Evento aziendale in 4 passi? Ecco come fare

Sommario

Vorresti organizzare il tuo evento aziendale, ma non sai da che parte iniziare? In particolare, ti chiedi come organizzare un evento aziendale che sia un successo, che possa, quindi, diventare uno strumento per portare qualcosa di positivo a te e alla tua azienda.

Sicuramente, gli eventi aziendali possono essere delle ottime occasioni per iniziare ad aumentare la tua notorietà, per far conoscere la tua attività e il tuo marchio in modo non convenzionale.

Dovresti, quindi, cercare di utilizzare il tuo evento aziendale non solo per farti pubblicità, ma anche per fidelizzare i tuoi clienti, e anche per fare qualcosa in più.

Infatti, con un evento ben organizzato potrai creare delle nuove occasioni di lavoro, di collaborazione e di confronto con i tuoi partner, con i tuoi collaboratori e con possibili nuovi investitori.

Ecco che, quindi, l’organizzazione dovrà essere eccellente.

Qui ti indichiamo le mosse più importanti per organizzare un evento che sia indimenticabile per tutti.

Da leggere: 10 consigli per organizzare eventi business di successo

Come organizzare un evento aziendale che sia indimenticabile

Per iniziare a capire come organizzare un evento aziendale ti proponiamo i quatto passaggi essenziali dai quali potrai partire per avere successo.

  1. Identifica lo scopo del tuo evento

In primo luogo, dovrai capire il motivo per il quale stai organizzando il tuo evento aziendale.

Qual è lo scopo del tuo evento? Vuoi presentare un nuovo prodotto, oppure vorresti attirare una clientela particolare, o nuovi investitori?

A seconda del tuo obiettivo dovrai iniziare a modificare il piano per la realizzazione del tuo evento.

Se, ad esempio, il tuo scopo sarà quello di pubblicizzare un nuovo prodotto, dovrai incentrare tutta l’organizzazione sul prodotto stesso, prevedendo, ad esempio, dei campioni della tua nuova crema, oppure degli assaggi della nuova salsa che avrai realizzato.

Nel caso in cui si tratti di un prodotto non “consumabile” dovrai prevedere una presentazione del prodotto stesso che ne individui i lati positivi, che specifichi, quindi, il motivo per il quale bisognerebbe scegliere il prodotto per migliorare la propria vita.

Pensa, ad esempio, alle grandi convention dei produttori di software e di hardware: molta parte dei loro eventi aziendali è costituita dalla presentazione delle caratteristiche del prodotto stesso che, praticamente, non verrà toccato dai presenti.

Eppure, questi eventi hanno molto successo, perché consentono al pubblico, ai giornalisti e ai possibili investitori di capire che cosa ci sia di speciale nel prodotto che arriverà sul mercato.

  1. Individua il tuo budget

Per creare un evento aziendale di successo dovrai anche definire in anticipo il tuo budget. Non farlo ti esporrebbe a sprecare una quantità davvero enorme di denaro.

Dovrai mettere a preventivo le spese per la location, per le bevande e il cibo, per gli eventuali ospiti e anche per quello che potrebbe essere l’intrattenimento presente.

Cerca di essere preciso con il tuo budget, in modo da non commettere errori grossolani, ma non essere neppure troppo “tirchio”. Tutti ricorderanno un evento al quale abbiano partecipato nel quale, dopo circa mezz’ora, non era più presente il cibo oppure lo spumante.

Cercare la programmazione economica è giusto, ma tentare di risparmiare troppo non ti porterà molto lontano.

Inoltre, nel tuo budget cerca di prevedere anche un piccolo extra per quelle che potrebbero essere delle spese impreviste.

Ad esempio, potrebbe richiedersi qualche cambiamento dell’ultimo minuto, che tu dovrai poter affrontare con prontezza, e anche con una certa tranquillità dal punto di vista economico.

Non farti trovare impreparato!

  1. Scegli la location del tuo evento aziendale

Dopo aver deciso sia su che cosa si baserà il tuo evento aziendale, sia quale sarà il tuo budget, dovrai individuare la location.

La location di riferimento non dovrebbe essere scelta solamente sulla base del “sentimento” ma considerando anche tutta una serie di aspetti pratici.

Infatti, esistono sicuramente posti bellissimi, coreografici e spettacolari, ma questi potrebbero avere dei lati negativi.

Ad esempio, potresti ritrovarti ad avere delle difficoltà nel portare nel luogo i tuoi ospiti, oppure il posto potrebbe non essere adatto ad alcune persone.

Quindi, nella scelta della tua location, se ancora ti stai chiedendo come organizzare un evento aziendale di successo, dovrai considerare:

  • La distanza del luogo rispetto alla tua azienda;
  • La raggiungibilità del luogo, non solo in auto, ma anche con i mezzi;
  • Le risorse che il luogo offre (capienza della sala, presenza di un proiettore, presenza di un palco e così via).

Ovviamente, anche il tuo budget potrà influenzare molto la scelta del luogo, ma spesso a parità di budget si possono trovare location davvero diverse tra loro.

Se decidi, invece, di ospitare da te l’evento cerca di capire sia se la sala che hai deciso di destinare all’attività sia sufficientemente capiente, sia se questa sia disponibile per il giorno e l’orario scelti.

Non c’è nulla di più brutto rispetto al ritrovarsi a dover spostare le scrivanie degli impiegati pochi minuti prima dell’inizio di un evento importante!

Da leggere: Evento business perfetto? Attento a quali servizi scegli

  1. Non cavartela da solo

Sicuramente potresti avere la tentazione di fare tutto da solo, e di organizzare il tuo evento senza affidarti a nessuno.

Questo può andare bene come atteggiamento nel caso in cui tu debba organizzare una piccola cena tra colleghi, mentre potrebbe essere un approccio rischioso per l’organizzazione di un grande evento aziendale.

Se hai un reparto aziendale che si occupa delle PR e dell’organizzazione di eventi, potrai iniziare ad affidare a loro questa attività, ma anche in questo caso, cerca di controllare come proceda l’organizzazione della tua presentazione oppure del tuo party.

Infatti, un ufficio PR potrebbe non essere capace di gestire una quantità enorme di invitati, oppure potrebbe non avere le competenze per scegliere il luogo perfetto.

Nel caso in cui, invece, tu non abbia a disposizione un ufficio deputato alle relazioni pubbliche e agli eventi, allora ti consigliamo di evitare il fai da te, e di optare per la collaborazione con un’agenzia apposita, che metta  a tua disposizione tutte le sue competenze.

Il denaro che investirai nel pagare questi esperti sarà davvero ben speso, e se tutto andrà per il meglio il tuo impegno, e anche il tuo investimento, saranno ripagati con il successo del tuo evento con clienti e investitori.

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