Sebbene Dropbox sia disponibile ormai da tanto su Internet, mi capita ancora molto spesso (ahimè) di ricevere mail e messaggi da clienti o collaboratori che chiedono informazioni a riguardo. La frase che sento più spesso? “Ah, si! Ne ho sentito parlare, ma ancora non ho capito bene come si usa!”. Ecco, è arrivato il momento di capirci qualcosa. Partiamo dalle basi, che ne dici?
Cos’è Dropbox?
Dropbox è un servizio di backup online che memorizza i dati sul server utilizzando Cloud Storage e ti permette di condividerli con altri attraverso la sincronizzazione dei file, gli utenti hanno a disposizione accesso e la condivisione dei propri file ovunque si trovino. Come? Attraverso la sincronizzazione, anche i file salvati rifletteranno istantaneamente lo stesso nel pc, sullo smartphone, nel tablet e sul profilo web.
Figo no? Ma non è finita qui!
Il tool di backup online ha un piano gratuito che offre:
- 2 GB di spazio
- Sincronizzazione dei file su più dispositivi ( pc, smartphone, tablet )
- Cartelle e link condivisi
- Dropbox Paper
Paper è un servizio che trasforma Dropbox in un vero e proprio spazio di condivisione online in ottica lavorativa. Dropbox Paper (qui trovi il link) è disponibile in versione web ma anche tramite app gratuite per iOS e Android e al momento potrebbe essere una buona alternativa a Google Docs.
Da leggere: Bitly: cos’è, come funziona e come utilizzarlo
Cos’è Dropbox Paper e come funziona
Stiamo parlando di una lavagna digitale nelle quale si possono inserire immagini, testi, documenti. Io ad esempio lo utilizzo come strumento di condivisione durante i brainstorming di gruppo, per prendere note e appunti durante una riunione con i colleghi o per collaborare (in tempo reale!) con loro. Trovo molto utile la chat integrata nella quale si possono utilizzare anche le emoji (che io ADORO).
Si può usufruire del servizio anche con un piano basic gratuito (di cui abbiamo parlato prima). Se poi si ha a disposizone un piano aziendale Business, il servizio di collaborazione è incluso con funzionalità aggiuntive, come i controlli di amministrazione. Mica male, no?
Altra informazione utile che posso darti su Paper è che i documenti creati su questa piattaforma non vengono calcolati nel limite di spazio messo a disposizione da Dropbox per lo storage personale, inoltre non sono previsti limiti di documenti che è possibile creare ed è disponibile la cronologia delle versioni illimitata, indipendentemente da quale sia il piano che hai sottoscritto.
Quanto spazio mette a disposizione Dropbox ?
Dipende, la domanda giusta è: Quanto vuoi spendere? Questo perché oltre al piano gratuito che mette a disposizione 2 GB di spazio, ci sono anche altri due piani. Uno Dropbox Plus da € 9,99 /mese con le seguenti caratteristiche:
- 1 TB (1000 GB) di spazio
- Accesso ai file offline
- Pulizia remota dei dispositivi
- Assistenza prioritaria via email
E l’altro è Dropbox Professional € 19,99/mese con le seguenti caratteristiche:
- 2 TB (2000 GB) di spazio
- Smart Sync: risparmia spazio sull’hard disk
- Showcase: presenta e tieni traccia del tuo lavoro
- Controlli per i link condivisi
- Ricerca nel testo
- Cronologia delle versioni per 120 giorni
- Assistenza prioritaria via chat
Quindi, se vuoi avere più GB e servizi puoi acquistare uno dei due account pro (scegliendolo in base alle tue esigenze) oppure… puoi usare qualche ” tricks” (trucchetto) che ti suggerisco ora!
Come aumentare (gratuitamente) lo spazio giga di Dropbox
La parola d’ordine in questo caso è community. Si, hai capito bene. A Dropbox non interessa che tu spenda dei soldi (che non vuoi/ puoi spendere) ma che tu sia un membro attivo della sua community e che contribuisca (nel tuo piccolo) a farla crescere. Quindi, se vuoi avere altro spazio gratuito di archiviazione su Dropbox puoi:
- completare la guida introduttiva
- invitare amici, parenti, colleghi, vicini di casa (ecc ecc…) a iscriversi
- contribuire al forum della community, aiutando altri utenti a risolvere dei problemi.
Ogni amico che accetta il tuo invito e si iscrive, guadagni 500 megabyte di spazio gratuito. Bello il meccanismo della condivisone, vero? Dì la verità, ti ho quasi convinto a iniziare a utilizzarlo. Intanto, ti va se vediamo insieme come funziona?
Da leggere: Chatbot Messenger: a cosa serve e come crearlo
Quali sono i primi passi?
Prima cosa, crea un account qui.
In una seconda fase è possibile che ti venga richiesto di scaricare e installare il sofware.
In fase di installazione, puoi creare una cartella sul tuo sistema.
Una volta che hai impostato l’account inserendo i tuoi dati personali puoi iniziare a caricare i tuoi (preziosissimi) file sul tool di backup online.
Puoi caricare file utilizzando il sito web se non hai a disposizione il computer. Per copiare i file utilizzandolo da computer, è sufficiente copiare il file nella cartella Dropbox e rifletterlo nella casella personale del sito Web. Nel caso in cui tu decida d’installarlo anche su smartphone o tablet (cosa che ti consiglio vivamente di fare), le modifiche apportate alla cartella Dropbox del tuo dispositivo rifletteranno le stesse sia sui siti Web di Dropbox sia sul tuo computer.
Allora ti ho convinto a cestinare TUTTE le penne usb e gli hardisk? Spero di si!
